Zaczynamy pracę z Microsoft Teams. O czym powinniśmy pamiętać?

Jeszcze do niedawna wiele organizacji przygotowywało się do przejścia na Microsoft Teams. W wielu z nich trwały rozmowy czy warto, czy już trzeba, a jak już to plany wdrożenia były w powijakach. I nagle zjawił się on – COVID-19 – „cały na biało”, który to całe planowanie przekształcił w konieczną akcję. Wszyscy na hura krzyknęliśmy: wdrażamy! Musimy pracować. To jedyny przepis na pracę zdalną w naszej firmie. Tę szybką reakcję obrazują statystyki konsumpcji samej aplikacji, gdzie w drugim tygodniu marca liczba aktywnych użytkowników sięgała 38 milionów, a już w kolejnym urosła do 44 milionów. ?

Stan w wielu firmach na dzisiaj: mamy Teamsy, wdrożyliśmy, większości wszystkim działa. Uczymy się po nich poruszać, uczymy się aplikacji w praktyce, trochę metodą prób i błędów, trochę z Internetów, trochę z pomocą z zewnątrz. Zakładamy spotkania, czatujemy z współpracownikami, ba wymieniamy się nawet plikami i dodajemy dodatkowe aplikacje z Office365 do naszej nowej przestrzeni pracy. ? Ciągłość biznesu wydaje się być uratowana. Pełna zgoda, Microsoft Teams jest zbawieniem dla wielu z nich. Jednak umówmy się, że dla wielu aplikacja jest czymś zupełnie nowym. Nie każdy wie jak z niej efektywnie korzystać, a o znajomości jej ograniczeń nie wspominając.  

Pracując, propagując, mówiąc o Microsoft Teams nie od dzisiaj postanowiłam zebrać kilka myśli i dobrych praktyk, które w mojej ocenie mogą się przydać w codziennej pracy Teamsowym Świeżakom. ? Wiem, że świadomości oraz pewnych umiejętności nie nabędzie się z dnia na dzień, ale można na pewne kwestie zwrócić uwagę już teraz.  

CZAT

„Poklikamy?” ? To miejsce, gdzie zaczyna większość z nas. Intuicyjne narzędzie, które w sposób łatwy pozwala skomunikować się z naszymi kolegami. Znane. Lubiane. Wiadomo jak się nim posługiwać. Na co warto zwrócić uwagę w obszarze Teamsowego czatu, a o czym możemy teraz nie wiedzieć.

  • Czat grupowy – prowadząc konwersację z kolegą/koleżanką z pracy w prosty sposób możesz dodać dodatkowe osoby do konwersacji klikając w ikonkę ludzików w prawym górnym rogu okna czatu. Jednak dopiero przy dodawaniu czwartej i kolejnej osoby do konwersacji możesz zdecydować, czy nowo dodany uczestnik ma mieć dostęp do historii Waszej konwersacji czy nie. Zatem warto rozważyć, czy konwersacja od samego początku nie powinna znaleźć się w części zespołowej, gdzie wszyscy należący do zespołu mają dostęp do treści, które między sobą wymieniamy (oczywiście wyjątkową sytuacją są kanały prywatne, ale o tym później). 
  • Nadawanie nazwy czatu  – magiczny ołówek przy imionach naszych współrozmówców. Każdy czat od 3 osób w górę można stosownie nazwać. To bardzo przydatna funkcja. Z czasem, kiedy używamy Teamsów, a w obszarze różnych okien czata mnożą się nam przeróżne konwersacje w jeszcze różniejszych osobowych konfiguracjach możemy zacząć się gubić. Nazwanie czata na przykład nazwą omawianego projektu, ułatwi nam szybsze znalezienie konwersacji w gąszczu innych rozmów, jeśli postanowimy do niej wrócić potem. Dodatkowo taką konwersację można przypiąć do ulubionych, wówczas będzie ona umieszczona u samej góry w sekcji czat.  
  • Wymiana plików – pliki wymieniane między rozmówcami w czacie lądują na OneDrive każdego z użytkowników. ? Wszystkie pliki wymieniane między Wami są dostępne w zakładce pliki. Z poziomu podglądu wymienionych plików, a potem z samego pliku klikając magiczne trzy kropki, możesz pobrać link do niego oraz wysłać go innej osobie. Raz umieszczony plik może służyć wielu osobom. Można rzec, że jest to istne „zero waste” podejście do pracy. ?

ZESPOŁY

Niczym z kabaretu starszych panów „wespół w zespół”, ale ważne, żeby jednak kabaret pozostał kabaretem, tam gdzie być powinien, a praca zespołowa w Teams przebiegała efektywnie. Zespoły to serce Microsoft Teams ?, to miejsce gdzie toczą się projekty, a działy, oddziały i departamenty realizują swoją codzienną pracę. Na co zwrócić uwagę w części zespołowej Microsoft Teams: 

  • Tworzenie zespołów – kto powinien tworzyć zespół i dlaczego nie każdy. Pamiętajmy, że domyślnie każdy ma prawo do tworzenia zespołu. Praktyka jednak pokazuje, że taka wolność nie zawsze zdaje egzamin, w szczególności, kiedy organizacja dopiero rozsmakowuje się w Microsoft Teams, a ludzie zaczynają testować na żywym organizmie. Co jeśli któryś z pracowników stworzy zespół „zarząd”, a prawdziwy zarząd wrzuci tam poufne informacje i trafią one do osób do których nie powinny? Draka murowana. W początkowej fazie korzystania z Microsoft Teams zalecam, żeby konkretne osoby, czy po prostu dział IT miały możliwość tworzenia zespołów na wniosek kierowników, menedżerów itd.  Porządek musi być. ?

Zespół a faktyczna struktura firmy – nim zaczniemy korzystać z dobrodziejstwa pracy zespołowej w Microsoft Teams i tworzyć zespoły zróbmy krótki rachunek sumienia oraz analizę naszej organizacji. Z praktyki wynika, że najlepiej sprawdzają się podziały zespołów na departamenty np. dział HR, dział marketingu, czyli faktyczne odzwierciedlenie struktury jak również zespoły projektowe. Do tych drugich możemy dodawać członków z różnych działów naszej organizacji, którzy wspólnie pracują nad daną realizacją i mają wspólną przestrzeń do wymiany informacji, dokumentów itd. Ponadto możemy tworzyć zespoły kontekstowe, na przykład zespół, do którego należą wszyscy pracownicy, a w którym mogą znaleźć się informacje dotyczące chociażby organizacji pracy firmy, zaleceń oraz polityk wynikających z panującej epidemii. Innym przykładem mogą być zespoły, w których wymieniamy się wiedzą, dzielimy przemyśleniami – coś na wzór grup na Facebooku czy LinkedIn.

KANAŁY

Kanały, czyli podstruktura zespołów, w której możemy dzielić obszary robocze na mniejsze kawałki.  Kanały dzielimy na dwa rodzaje standardowe oraz prywatne. Standardowe czyli takie do których dostęp ma każdy członek zespołu w Teams, prywatne czyli takie, do których treści mają dostęp wybrane osoby z zespołu w Teams. Pamiętajmy, że raz stworzony kanał standardowy nie będzie możliwy do przekształcenia w kanał prywatny i w drugą stronę. Wobec tego bardzo uczulam, że nim zdecydujecie się stworzyć kanał w Teams, przemyślcie dwa razy, jaką formę powinien on posiadać. 

  • Kanał prywatny – czyli miejsce dla wybrańców zamknięte na kłódkę. ? Tworząc kanał prywatny w Teams możemy określić, które z osób z naszego zespołu będą miały dostęp do jego treści. Co ważne, z automatu każdy z naszego zespołu może taki kanał stworzyć i nawet jeśli jest tylko członkiem, a nie jego właścicielem. Mało tego, właściciel zespołu niedodany do kanału prywatnego nie będzie mógł zobaczyć jego treści. Jedyne co będzie widoczne to informacja, że taki kanał istnieje. Jeśli jako właściciel nie zgadzamy się z takim podejściem albo polityka naszej firmy na to nie pozwała możemy to zmienić w ustawieniach uprawnień zespołu. Zachęcam do przejrzenia panelu uprawnień szerzej oraz dostosowania ich do swoich standardów pracy. 
  • Limity w kanałach – zwykle przypominam, że liczba stworzonych kanałów w zespole ma swoje ograniczenia. ? W kanałach standardowych górny limit to 200 (łącznie z kanałami usuniętymi, które do całkowitego usunięcia potrzebują 30 dni), w kanałach prywatnych to 30. Ma to znaczenie w szczególności, jeśli planujemy utworzyć zespół, w którym każdy z kanałów będzie przypisany do klienta, partnera lub produktu, a ich liczba stale rośnie. Wówczas należy zastanowić się, czy taka „architektura” zespołu zda egzamin przy założeniu, że z aplikacją Microsoft Teams chcemy związać się na dłużej i zagości ona na stałe w naszej firmie.  Więcej o limitach usługi Teams znajdziesz tutaj
  • Wyślij e-mail do kanału – mam pełną świadomość, że pomimo przejścia na Microsoft Teams, maile nadal będą wpadały do naszej skrzynki odbiorczej, szczególnie te od zewnętrznych kontrahentów. ? Jeśli z treścią takich wiadomości powinien zaznajomić się cały zespół, zamiast przesyłać tę wiadomość dalej drogą mailową, wyślij ją do odpowiedniego kanału. Z każdego kanału możesz pobrać jego adres email. Najedź na kanał myszką, kliknij więcej opcji i pobierz adres e-mail, na ten adres prześlij wiadomość. 

APLIKACJE

Możliwość dodawania aplikacji w Microsoft Teams to ogromne dobrodziejstwo. Okazuje się, że nasze ulubione aplikacje są w jednym miejscu a my nie musimy otwierać kolejnych okien, tylko pozostać w teamsowej przestrzeni. Jest ich całe mnóstwo zarówno tych Microsoftowych (np. Power BI, Forms, OneNote) jak i zewnętrznych (np. Zoho, Cisco, Jira). W mojej pracy zwykle jestem pytana o Microsoft Planner, czyli proste narzędzie do zarządzania zadaniami w zespole. Podkreślam – proste.❗ Microsoft Planner sprawdza się świetnie do zarządzania małymi „projektami” lub organizacji pracy zespołu. Bazuje na zaufaniu do członków projektu, gdyż każda z osób może wszystko. Co to oznacza? Każdy każdemu może przypisać, edytować zadanie lub zmienić jego treść. Wprowadzenie zmiany realizacji daty na jednym elemencie nie spowoduje automatycznej zmiany daty na elemencie od niego zależnym. Ponadto nie ma możliwości śledzenia zmian. Zatem nie traktujmy Plannera jako narzędzia do zarządzania kompleksowymi projektami, a jako pomoc w realizacji codziennych zadań. Przykładowo zespół marketingowy planuje prace związane z organizacją webinaru i ustala wszystkie zadania, terminy oraz o osoby odpowiedzialne za ich realizację lub dział HR planuje rekrutację i rozpisuje poszczególne zadania niezbędne od momentu opublikowania ogłoszenia pracy po wybór najlepszego kandydata. Instrukcję, jak dodać Plannera do swojego zespołu znajdziesz tutaj

SPOTKANIA ONLINE

Możliwość video-konferencji oraz tworzenie wydarzeń live w Microsoft Teams to ogromne dobro, szczególnie w tych trudnych czasach, kiedy nie mamy możliwości spotkać się osobiście. W przypadku spotkań online, które są w stanie pomieścić maksymalnie 250 uczestników, oprócz tego, że możemy się widzieć, udostępniać nasz ekran, rozmazywać tło czy dodawać uczestników do trwającego calla, warto też pamiętać, żeby korzystać z dodatkowych funkcji, które przeniosą ich jakość na jeszcze wyższy poziom.   

  • Notuj i bądź paperless – wykorzystaj OneNote podczas spotkań online. ? Dzięki tej funkcji zebrane przez zespół ustalenia, pomysły, znajdą się w jednym miejscu. Kończąc spotkanie wszystkie zapiski znajdziesz pod wątkiem spotkania. Plik z OneNote jest przechowywany w zespole. Można go też udostępnić na zewnątrz organizacji. Nie używaj osobistego OneNote. Użyj takiego, który jest w zespole, aby wszystko było domyślnie udostępniane współpracownikom. Więcej informacji o tym jak tworzyć notatki podczas spotkań w Teams, znajdziesz tutaj. 
  • Nagrywaj i dziel się wiedzą – wielkim atutem spotkań w Microsoft Teams jest możliwość ich nagrywania. ⏺ Tutaj z pomocą przychodzi Microsoft Stream, dzięki któremu możemy rejestrować nasze spotkania i dzielić się nimi dalej. Po zakończonej rozmowie, warto pamiętać o tym, że sporządzone nagranie będzie widoczne dla właściciela nagrania oraz jego uczestników z naszej organizacji. Natomiast jeśli chcielibyśmy udostępnić  je innym osobom w firmie, ale też tym z poza naszej organizacji i gościom, wówczas musimy dokonać dodatkowej akcji. W praktyce to właściciel musi nadać prawa dostępu lub pobrać nagranie, żeby przekazać je innym zainteresowanym. W jaki sposób to zrobić krok po kroku odsyłam do lektury tutaj. Zatem jeśli nagrywamy nasze spotkania i chcemy się nimi dzielić z innymi osobami, musimy najpierw nadać im prawo do obejrzenia tych treści.  

O tym jak korzystać efektywnie z Microsoft Teams można by było napisać jeszcze dużo, dużo więcej. Natomiast mam nadzieję, że powyższe treści chociaż trochę zainspirowały Teamsowych świeżaków na co zwrócić uwagę w początkowej fazie zaprzyjaźniania się z aplikacją. Jeśli ten materiał jest pomocny to dajcie znać w komentarzu, stworzę kolejne. ?

You may also like

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *