7 funkcjonalności na które warto zwrócić uwagę zaczynając przygodę z Microsoft Teams!

Widać wyraźnie, że “remote working mode” zostanie włączony na dłużej. ? Trzeba się z tym faktem pogodzić, wyjścia za bardzo nie mamy. Chociaż wiem, że niejednemu wyjście na świeże powietrze bardzo się marzy… ale #zostańwdomu. Jednak nie jest to post egzystencjonalny, a o technologii, a dokładniej o tym jak czerpać jak najwięcej w pracy zdalnej z Microsoft Teams. ? Ostatni artykuł był eksperymentem, chciałam sprawdzić, czy publikowanie takich treści ma sens. Jak widać ma. Otrzymałam różne pozytywne komentarze. A, że nie od dziś wiadomo, że pozytywny feedback dodaje skrzydeł, postanowiłam kontynuować porady dla Teamsowych Świeżaków. ? 

Tym razem podzielę się moimi ulubionymi funkcjonalnościami w Microsoft Teams, o których być może nie wiecie, a warto skorzystać Waszej codzinnej pracy w teasmowej przestrzeni. Moja szczęśliwa siódemka poniżej: 

  • Zapisz tę wiadomość – „Ania mi pisała na czacie, to było ważne, ale gdzie to jest, który czat, a może to nie czat tylko konwersacja w zespole, hmm….” ?

Jeśli nie mamy czasu na skorzystanie z Microsoft Planner, Microsoft To-do, Microsoft OneNote albo zwyczajnie zapisania ważnej dla nas informacji na kartce papieru (odradzam, bądźmy eko), zachęcam do korzystania z funkcji „zapisz tę wiadomość” z poziomu chata lub konwersacji w Zespole w Teamsach. ✍ Tak jak w Outlooku tak samo i w Microsoft Teams możemy flagować istotne treści. Następnie wszystkie oflagowane wiadomości w łatwy sposób odnajdziemy najeżdżając na nasz profil w Teams przechodząc do sekcji „Zapisane”. ? Po lewej stronie wyświetli nam się lista wszystkich zapisanych treści. Jakie to proste!

  • Szybkie ankiety – czyli każdy z nas może skorzystać z bota. ?

Często jest tak, że pracując w zespole musimy zrobić jakieś głosowanie, na przykład, czy wchodzimy w dany projekt, który layout strony www podoba nam się najbardziej lub jaki dzień tygodnia jest najlepszym dniem na cykliczne spotkanie zespołu. Oczywiście możemy próbować robić to przy pomocy czatu albo ustalać na wspólnym callu, ale da się to zrobić szybciej. Z całym sercem polecam stosowanie botów – w tym celu mamy do dyspozycji wbudowanego bota forms. W zespole w Teams, w nowej konwersacji wpisz „@forms”, spacja, pytanie ze znakiem zapytania, spacja a dalej odpowiedzi oddzielone przecinkami, enter. Po chwili w przestrzeni Teams pojawi się pełnoprawna ankieta, w której każdy będzie mógł oddać swój głos. Szybkie pytanie, szybka ankieta, szybka odpowiedź. A jak już będzie można robić spotkania zespołowe twarzą w twarz to jak miło będzie skorzystać z tej funkcji ustalając termin wyjścia na piwo. ?

  • Przypnij – czyli miej na oku najważniejsze obszary swojej pracy. ?

Z czasem w pracy w przestrzeni Microsoft Teams zaczynamy należeć do wielu zespołów, mnoży nam się też liczba czatów, to wszystko powoduje, że zaczyna się wkradać lekki chaos. Chcemy mieć niektóre treści na widoku bez konieczności przeklikiwania się w gąszczu zespołów i konwersacji. W opanowaniu tej sytuacji przychodzi do nas funkcjonalność Przypnij. ? Klikając z poziomu czatu lub kanału w Zespole w trzy kropeczki, a następnie wybierając opcję „przypnij” w łatwy sposób możemy wyciągnąć najważniejsze dla nas obszary pracy. Wszystkie ulubione czaty i kanały mamy teraz wylistowane u samej góry aplikacji.

  • Szybkie kliknięcia – skróty klawiszowe dla bystrzaków. ⌨

Kto już raz na skrótach klawiszowych zacznie działać, ten już nigdy nie wróci do metody na piechotę. A ponadto to kolejny sposób na podnoszenie efektywności. W Microsoft Teams w aplikacji na komputer jest kilka skrótów klawiszowych, których warto się nauczyć.  

CTRL i 1 przejście do Aktywności 

CTRL i 2 przejście do Czatu 

CTRL i 3 przejście do Zespołów. 

No dobrze, to gdzie zaprowadzi nas CTRL i 4 …? ? Ponadto polecam również zaprzyjaźnić z CTRL i O załączanie nowego pliku do wiadomości, CTRL i = daje powiększenie ekranu, a to samo z minusem pozwoli go pomniejszyć. Jeśli chcecie znać więcej skrótów, które obowiązują w aplikacji Temas kliknijcie CTRL i . (tak, kropka), wtedy znajdziecie całe morze skrótowych możliwości (lub wpiszcie w okno wyszukiwania /skroty albo wjedźcie na swój profil w aplikacji i wybierzcie z listy pozycję „skróty klawiszowe”).  

  • Jestem poza biurem – czyli „jesteśmy na wczasach w tych góralskich lasach” ? No niestety, teraz do lasu nie pójdziemy, ale załóżmy, że mamy dzień wolny od pracy. 

Po pierwsze pamiętaj, że ustawiając w Outlooku informację o swojej nieobecności pojawia się ona także w Microsoft Teams. Oprócz tego można również ustawić dodatkową wiadomość o swojej nieobecności z poziomu aplikacji i będzie ona widoczna tylko dla użytkowników Twojej teamsowej przestrzeni. Aby to zrobić wejdź w swój profilu użytkownika w prawym górnym rogu aplikacji i wybierz „ustaw status opisowy”. W treści wiadomości możesz wzmiankować „@” na przykład osobę z organizacji, która właśnie Cię zastępuje. ? Dzięki temu, każda osoba z firmy w dniu Twojej nieobecności będzie mogła skontaktować się bezpośrednio z Twoim zastępcą pisząc do niego/niej na Teamsach. Istnieje też możliwość określenia daty, kiedy Twoja automatyczna odpowiedź ma się przestać pojawiać. ?

  • Tagowanie – podgrupy odbiorców moich wiadomości. ?

Wyobraźmy sobie, że w naszym Zespole w Microsoft Teams jest kilka osób, powiedzmy 10, a my w naszej konwersacji zespołowej chcemy dotrzeć do połowy z nich z konretnym komunikatem, na przykład o zadaniu do wykonania. Możemy wzmiankować „@” w kanale każdą osobę z osobna, czyli po kolei wywołując je przy użyciu małpki – i tak 5 razy za każdym razem… Ale możemy zrobić to szybciej używając opcji tagowania. Klikając w trzy kropeczki z poziomu Zespołu wybierzmy opcję „zarządzanie tagami” i stwórzmy dedykowany tag dla tej wybranej grupy osób. Tag możemy nazwać dowolnie wybraną nazwą oraz zdefiniować wybraną grupę osób. Po utworzeniu dedykowanego tagu, w następnej konwersacji w zespole wybierzmy „@” oraz nazwę tagu. Wówczas każda osoba z tej tagowej grupy otrzyma powiadomienie, że otrzymała wiadomość. Więcej o tym jak zarządzać tagami w Teams znajdziecie tutaj

  • Tłumaczenia – tłumacz wiadomości z poziomu Teams! ?

Często zdarza się tak, że pracujemy w międzynarodowych zespołach i posługujemy się różnymi językami obcymi. Nie zawsze też jesteśmy pewni czy rozumieliśmy dobrze docierające do nas treści. Czy wiesz, że w Microsoft Teams istnieje możliwość tłumaczenia tych wiadomości w czacie oraz w konwersacji w kanale na język polski? Microsoft wspiera tłumaczenia z przeszło 30 języków! W oknie wiadomości, którą chcesz przetłumaczyć kliknij trzy kropki i wybierz funkcję „przetłumacz”. Jednym kliknięciem otrzymujesz tłumaczenie wybranej wiadomości. Jeśli chcesz wrócić do oryginalnego zapisu, wracasz w to samo miejsce i wybierasz funkcję „zobacz oryginalną wiadomość”. Voila! ? Pod tym linkiem znajdziesz listę wspieranych języków.

Mam nadzieje, że te krótkie siedem sztuczek umili Wam pracę z Microsoft Teams. Kolejne pomysły na wpisy już rodzą mi się w głowie. ? Tymczasem trzymacie się zdrowo i bezpiecznie, a jeśli macie pytania związane z teamsowym światem zapraszam do kontaktu! ?

Grajmy zespołowo! Grajmy z Microsoft Teams! 

You may also like

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *