Zatwierdzenia w Teams

Zatwierdzenia w Teams

Do Teams zawitała nowa aplikacja – Zatwierdzania (Approvals). Aplikacja umożliwia śledzenie zatwierdzeń utworzonych w Power Automate jak i w niej samej. Prosty i intuicyjny interfejs, kilka ciekawych funkcji, podpisy cyfrowe w drodze – a to wszystko w Teams.

Jak to działa i czy jest mi to potrzebne? Zapraszam dalej.

Zatwierdzenia (Approvals) to istotny punkt procesu, w którym prosimy kogoś o akceptację treści naszego wniosku lub dokumentu. Może to być akceptacja wniosku urlopowego, zatwierdzenie oferty, zgoda na zakup itp. Osoba zatwierdzająca zazwyczaj ma 2 lub więcej możliwości (najczęściej akceptacja i odrzucenie) a po jej wykonaniu w systemie są zapisywane dane osoby, czas i często komentarz.

W Microsoft 365 takie możliwości daje nam Power Automate i akcje Approvals. Pozwalają przypisać osobę lub osoby do procesu i czekać na ich akcje. Zatwierdzający otrzymują maila ze szczegółami oraz możliwością zatwierdzenia prosto z maila. Dodatkowo w portalu Power Automate jest podstrona z wszystkimi zatwierdzeniami przypisanymi do nas. Jest to całkiem przyjemne jak mamy jedną lub dwie akceptacje na już praca z większą ilością nie jest łatwa (przeskakiwanie pomiędzy mailami lub poruszanie się po mało intuicyjnej stronie.

Instalacja

Tutaj przychodzi nowa aplikacja do Teamsów o nazwie Zatwierdzenia. Pierwszy krok to instalacja – w Aplikacjach wyszukujemy Zatwierdzenia (lub Approvals) i klikamy Dodaj.

Po instalacji Zatwierdzenia pojawią w bocznym menu.

Aplikacja

Aplikacja jest podzielona na 2 części – menu nawigacyjne oraz obszar roboczy.

  1. Sekcja Otrzymano wyświetla listę wszystkich zatwierdzeń, które są przypisane do nas. Sekcja Wysłano wyświetla listę wszystkich zatwierdzeń, które my wysłaliśmy do kogoś.
  2. Lista zatwierdzeń. Lista z tytułem, statusem, datą, autorem oraz osobami przypisanymi do zatwierdzenia. Wszystkie kolumny umożliwiają sortowanie. Na tej liście pojawią się wszystkie zatwierdzenia utworzone bezpośrednio z aplikacji Teamsowej jak i poprzez Power Automate.
  3. Filtr ma 2 opcje – Złożono pokazuje zatwierdzenia oczekujące, Niestandardowe pokazuje zatwierdzenia z dedykowanymi opcjami. Niestety nie ma innych filtrów co trochę może utrudniać pracę przy dużych listach.
  4. Guzik do tworzenia nowego zatwierdzenia z poziomu aplikacji (nie trzeba tworzyć Flow!).

Nowe zatwierdzenie

Tworzenie nowej akceptacji sprowadza się do podania kilku podstawowych informacji i zapisania.

  1. Tytuł zatwierdzenia
  2. Osoby zatwierdzające
  3. Jeżeli podamy co najmniej 2 osoby zatwierdzające to możemy zaznaczyć, żeby proces czekał na akcje od wszystkich osób (inaczej po akcji 1 proces się zakończy)
  4. Dodatkowe informacje
  5. Załącznik – możemy dodać 1 plik (tylko z komputera, brak opcji z Teams/OneDrive)
  6. Odpowiedzi niestandardowe – domyślnie osoba zatwierdzająca ma 2 akcje (Zatwierdź i Odrzuć). Mamy jednak możliwość podania swoich nazwa dla tych akcji (np. Tak/Nie, Dalej/Do poprawki itp.). Nie ma jednak możliwości określenia więcej niż 2 akcji.

Po utworzeniu zatwierdzenia osoba przypisana do niego otrzyma powiadomienie w Aktywnościach na Teamsach. Powiadomienie wyświetla od razu całą kartę z informacjami i z tego poziomy możemy od razy wykonać akcję.

Zatwierdzenia z czatu

Aplikacja dodaje również możliwość tworzenia zatwierdzeń bezpośrednio z okna czatu (osobistego jak i z kanału). Po kliknięciu w ikonę pojawi się okno z formularzem do zatwierdzeń.

Po zapisaniu informacja o nowym zatwierdzeniu pojawi się w aplikacji oraz w Aktywnościach. Dodatkowo w czacie pojawi się karta z informacjami oraz możliwością zatwierdzenia/odrzucenia bezpośrednio z tego poziomu.

Ważne – ta funkcja nie działa w kanałach prywatnych.

Pliki

Do zatwierdzenia możemy dodać załącznik (tylko jeden i tylko z komputera). Po utworzeniu zatwierdzenia plik zostanie zapisany w dedykowanym folderze (Approvals Document) na naszym OneDrive.

Dodatkowo każdy dokument jest udostępniony – dla każdego w organizacji z możliwością edycji! Żeby się jednak dostać do dokumentu trzeba posiadać odpowiedni link. Z tego powodu, jeżeli osoba zatwierdzająca prześle komuś link do takiego dokumentu, to druga osoba będzie mogła go modyfikować.

Dostęp dla gości

Do Teamsów możemy zapraszać osoby z poza naszej organizacji – żeby wspólnie pracować, wymieniać informacje/dokumenty itp.

Z poziomu aplikacji Zatwierdzenia możemy również utworzyć nowe zatwierdzenie i przypisać je do Gościa! Wydaje się to całkiem fajną opcją (np. możemy wysłać prośbę o zatwierdzenie projektu do Klienta z poziomu Teamsów i śledzić postęp takich wniosków), jednak działanie jest zgoła odmienne od oczekiwań.

Po przypisaniu takiego zatwierdzenia do gościa (wy, otrzyma on w Teamsach powiadomienie o takiej prośbie, jednak po próbie otworzenia dostanie komunikat z błędem.

Niestety nie jest to funkcja dostępna dla Gości w Teamsach. Szkoda tylko że nie ma żadnego komunikatu przy tworzeniu zatwierdzeń. Nie znając ograniczeń można takie zatwierdzenia tworzyć a komunikat po drugiej stronie nic nie mówi.

Podsumowanie

Aplikacja Zatwierdzenia otwiera dosyć sporo nowych możliwości wygodniejszej pracy w Teamsach. Jeżeli korzystamy z procesów, w których są wykorzystywane zatwierdzenia z Power Automate, będzie to spore usprawnienie pracy – wszystko na 1 ekranie w Teamsach.

Możemy też tworzyć zatwierdzenia ad-hoc i monitorować ich postęp. Jest to przydatna funkcja i bardzo prosta w użyciu (nie trzeba tworzyć Flow w Power Automate dla drobnej akceptacji).

W najbliższych miesiącach pojawi się również opcja podpisywania zatwierdzeń podpisami cyfrowymi (m. in. Adobe Sign i Docusing). Może doczekamy się również poprawek z filtrowaniu?

Warto również pamiętać:

  • Zatwierdzenia nie działają dla gości (dostaną komunikat z błędem)
  • Nie można utworzyć zatwierdzenia w kanałach prywatnych
  • Plik dołączony do zatwierdzenia jest udostępniony dla całej organizacji w formie linku z opcją do edycji
  • Brak możliwości filtrowania według statusu

You may also like

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *