W ciągu ostatnich kilku miesięcy Microsoft udostępnił sporo funkcjonalności, które usprawniają pracę w spotkaniach i zbliżają Teamsy do pełnoprawnego narzędzia do webinarów. Ostatnio pojawił się nowy typ spotkań – Webinar. Pozwala on na tworzenie spotkania, zapraszanie organizatorów, a przede wszystkich rejestrację użytkowników i automatyczne wysyłanie linków dla zarejestrowanych.
Na roadmapie Teamsów znajduje się jeszcze wiele funkcji, które usprawnią tworzenie i prowadzenie webinarów, jednak już obecnie mamy całkiem fajne narzędzie do tego.
Wstęp
Webinar w Teamsach to pełnoprawne spotkanie z jego wszystkimi funkcjami takimi jak czat, prezentacja treści, nagrywanie, zarządzanie uczestnikami itp.
Z ostatnio dodanych funkcji najbardziej przydatne do tego typu spotkań są:
- Obsługa spotkań do 1000 interaktywnych uczestników i do 10000 uczestników bez interakcji (Teamsy same przełączą tryb powyżej 1000). Ta funkcja jest dostępna dla licencji E3/E5/A3/A5.
Business Standard/Premium pozwala na spotkania do 300 interaktywnych uczestników. - PowerPoint Live
- Widok dynamiczny
- Tryb prezentera,
Najważniejszą funkcją, którą przynosi tryb Webinar jest rejestracja na spotkania, tworzenie formularza rejestracyjnego i podgląd zarejestrowanych osób.
Tworzymy Webinar
Tworzenie zaczynamy od widoku Kalendarza w Teamsach.
Klikamy na Nowe spotkanie i z listy rozwijanej wybieramy Webinar.
Kolejnym krokiem jest wypełnienie formularza, gdzie podajemy podstawowe informacje.
- Tytuł webinaru
- Osoby prowadzące – te osoby dostaną linka do spotkania Teams zaraz po jego zaplanowaniu i będą mogły prezentować w trakcie spotkania.
- Datę i godzinę spotkania
- Opis
- Wymaga rejestracji – dostępne są 3 opcje
- Brak – nie trzeba się rejestrować (zwykłe spotkanie)
- Dla osób w Twojej organizacji (Webinar firmowy)
- Dla wszystkich – Webinar dla wszystkich (również dla osób z poza firmy)
- Wyświetl formularz rejestracji – tu konfigurujemy co trzeba wypełnić przy rejestracji na webinar.
Kolejnym krokiem jest edycja formularza rejestracyjnego. Po kliknięciu w Wyświetl formularz rejestracji przejdziemy do ekrany edycji.
- Tytuł webinary
- Data i godzina
- Informacje dodatkowe
- Prelegenci – w tych polach możemy dodać dodatkowe informacje o prelegentach (np. życiorys, doświadczenie itp.)
- Podstawowe pola uczestnika – domyślnie są to 3 pola (imię, nazwisko, adres e-mail). Te pola są wymagane.
- Do formularza możemy dodać dodatkowe pola z predefiniowanej listy.
Dostępne są również 2 pola niestandardowe:- Pole tekstowe
- Pole wyboru.
Dla wszystkich pól dodatkowych możemy określić, czy są one wymagane czy nie
- Do formularza możemy również dodać obrazek (będzie nagłówkiem formularza)
Po zapisaniu otrzymamy podgląd naszego formularza.
Bardzo ważna sprawa – z poziomu podglądu formularza możemy skopiować link do formularza rejestracyjnego i wysłać go do potencjalnych uczestników lub udostępnić na naszej stronie.
Ostatnim krokiem jest zapisanie całego spotkania i gotowe!
Rejestracja na webinar
Osoba z linkiem do formularza może go uruchomić i wypełnić.
Po podaniu wymaganych pól wystarczy kliknąć Zarejestruj teraz i gotowe.
Po rejestracji dostaniemy e-maila z potwierdzeniem rejestracji oraz linkiem do webinaru. Dodatkowo mail zawiera zaproszenie w formie pliku ics.
Prowadzenie webinaru
W trakcie samego spotkania mamy do dyspozycji wszystkie funkcje klasycznego spotkania. Domyślne ustawienia samego spotkania są jednak przygotowane pod webinar:
- Prezenterzy mogą dołączać do spotkania bez lobby
- Czat jest dostępny tylko podczas spotkania
- Uczestnicy są wyciszeni
W szczegółach spotkania jest również dostępny raport z zarejestrowanych uczestników. Jest to plik do pobrania w formacie CSV. Ten raport możemy podglądać zarówno przed spotkaniem, w trakcie jak i po.
Podsumowanie
Webinar to na pewno spore ułatwienie w tworzeniu tego typu spotkań w Teamsach. Formularz rejestracyjny w większości przypadków wystarczy, automatyczne powiadomienie też ułatwia proces zapisów uczestników.
Oczywiście nadal jest sporo miejsc do rozwoju czy poprawy. Brak chociażby modyfikacji powiadomienia, edytor formularzy jest ograniczony i ma swoje „uroki”, raport jest w formacie csv i też ma swoje ograniczenia.
Pamiętajmy jednak, że to nawet nie jest połowa drogi webinarów. Na ten rok Microsoft zapowiedział sporo nowości, które jeszcze usprawnią tworzenie webinarów, a i pewnie znajdzie się miejsce na poprawę kilku braków/błędów.
