Jak tworzyć Webinary w Teams

Jak tworzyć webinary w Teams

W ciągu ostatnich kilku miesięcy Microsoft udostępnił sporo funkcjonalności, które usprawniają pracę w spotkaniach i zbliżają Teamsy do pełnoprawnego narzędzia do webinarów. Ostatnio pojawił się nowy typ spotkań – Webinar. Pozwala on na tworzenie spotkania, zapraszanie organizatorów, a przede wszystkich rejestrację użytkowników i automatyczne wysyłanie linków dla zarejestrowanych.

Na roadmapie Teamsów znajduje się jeszcze wiele funkcji, które usprawnią tworzenie i prowadzenie webinarów, jednak już obecnie mamy całkiem fajne narzędzie do tego.

Wstęp

Webinar w Teamsach to pełnoprawne spotkanie z jego wszystkimi funkcjami takimi jak czat, prezentacja treści, nagrywanie, zarządzanie uczestnikami itp.

Z ostatnio dodanych funkcji najbardziej przydatne do tego typu spotkań są:

  • Obsługa spotkań do 1000 interaktywnych uczestników i do 10000 uczestników bez interakcji (Teamsy same przełączą tryb powyżej 1000). Ta funkcja jest dostępna dla licencji E3/E5/A3/A5.
    Business Standard/Premium pozwala na spotkania do 300 interaktywnych uczestników.
  • PowerPoint Live
  • Widok dynamiczny
  • Tryb prezentera,

Najważniejszą funkcją, którą przynosi tryb Webinar jest rejestracja na spotkania, tworzenie formularza rejestracyjnego i podgląd zarejestrowanych osób.

Tworzymy Webinar

Tworzenie zaczynamy od widoku Kalendarza w Teamsach.

Klikamy na Nowe spotkanie i z listy rozwijanej wybieramy Webinar.

Kolejnym krokiem jest wypełnienie formularza, gdzie podajemy podstawowe informacje.

  1. Tytuł webinaru
  2. Osoby prowadzące – te osoby dostaną linka do spotkania Teams zaraz po jego zaplanowaniu i będą mogły prezentować w trakcie spotkania.
  3. Datę i godzinę spotkania
  4. Opis
  5. Wymaga rejestracji – dostępne są 3 opcje
    • Brak – nie trzeba się rejestrować (zwykłe spotkanie)
    • Dla osób w Twojej organizacji (Webinar firmowy)
    • Dla wszystkich – Webinar dla wszystkich (również dla osób z poza firmy)
  6. Wyświetl formularz rejestracji – tu konfigurujemy co trzeba wypełnić przy rejestracji na webinar.

Kolejnym krokiem jest edycja formularza rejestracyjnego. Po kliknięciu w Wyświetl formularz rejestracji przejdziemy do ekrany edycji.

  1. Tytuł webinary
  2. Data i godzina
  3. Informacje dodatkowe
  4. Prelegenci – w tych polach możemy dodać dodatkowe informacje o prelegentach (np. życiorys, doświadczenie itp.)
  5. Podstawowe pola uczestnika – domyślnie są to 3 pola (imię, nazwisko, adres e-mail). Te pola są wymagane.
  6. Do formularza możemy dodać dodatkowe pola z predefiniowanej listy.

    Dostępne są również 2 pola niestandardowe:
    • Pole tekstowe
    • Pole wyboru.
      Dla wszystkich pól dodatkowych możemy określić, czy są one wymagane czy nie
  7. Do formularza możemy również dodać obrazek (będzie nagłówkiem formularza)

Po zapisaniu otrzymamy podgląd naszego formularza.

Bardzo ważna sprawa – z poziomu podglądu formularza możemy skopiować link do formularza rejestracyjnego i wysłać go do potencjalnych uczestników lub udostępnić na naszej stronie.

Ostatnim krokiem jest zapisanie całego spotkania i gotowe!

Rejestracja na webinar

Osoba z linkiem do formularza może go uruchomić i wypełnić.

Po podaniu wymaganych pól wystarczy kliknąć Zarejestruj teraz i gotowe.

Po rejestracji dostaniemy e-maila z potwierdzeniem rejestracji oraz linkiem do webinaru. Dodatkowo mail zawiera zaproszenie w formie pliku ics.

Prowadzenie webinaru

W trakcie samego spotkania mamy do dyspozycji wszystkie funkcje klasycznego spotkania. Domyślne ustawienia samego spotkania są jednak przygotowane pod webinar:

  • Prezenterzy mogą dołączać do spotkania bez lobby
  • Czat jest dostępny tylko podczas spotkania
  • Uczestnicy są wyciszeni

W szczegółach spotkania jest również dostępny raport z zarejestrowanych uczestników. Jest to plik do pobrania w formacie CSV. Ten raport możemy podglądać zarówno przed spotkaniem, w trakcie jak i po.

Podsumowanie

Webinar to na pewno spore ułatwienie w tworzeniu tego typu spotkań w Teamsach. Formularz rejestracyjny w większości przypadków wystarczy, automatyczne powiadomienie też ułatwia proces zapisów uczestników.

Oczywiście nadal jest sporo miejsc do rozwoju czy poprawy. Brak chociażby modyfikacji powiadomienia, edytor formularzy jest ograniczony i ma swoje „uroki”, raport jest w formacie csv i też ma swoje ograniczenia.

Pamiętajmy jednak, że to nawet nie jest połowa drogi webinarów. Na ten rok Microsoft zapowiedział sporo nowości, które jeszcze usprawnią tworzenie webinarów, a i pewnie znajdzie się miejsce na poprawę kilku braków/błędów.

You may also like

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *